Управление деятельностью предприятия в режиме реального времени

УДК 658.29

Ограниченный платежеспособный спрос, жестокая конкуренция и одновременно постоянно повышающийся объем производства различных товаров и услуг - это только те немногие определяющие характеристики современных условий хозяйствования, которые требуют от предприятий не просто качественного исполнения работ, - а полного удовлетворения будущих потребностей его клиентов, как существующих, так и потенциальных. Использование руководством организаций концепции проактивного управления в режиме реального времени - это залог выживания их предприятия сегодня, когда "бизнес со скоростью мысли" [1] перестал быть привилегией единичных компаний.

Под проактивным управлением принято понимать целенаправленное дискретное влияние уполномоченного лица на персонал предприятия, целью которого есть формирование способности последнего, используя информацию, полученную путем мониторинга, сбора, обобщения и анализа данных про текущее функционирование предприятия и изменения, происходящие во внешней среде, принимать в границах своей компетенции решения, которые бы обеспечили ему возможность эффективно выполнять текущие и перспективные задания, которые появляются в процессе деятельности, и последствия которых не ставят под угрозу возможность будущего развития предприятия.

Современная практика менеджмента оперирует достаточно широким спектром методов и инструментов, позволяющих эффективно выполнять такого рода работы. Среди наиболее популярных на сегодняшний день можно выделить такие методики как BPR (business process reengineering - реинжиниринг бізнес-процесов), KPI (key performance indexes - ключевые показатели деятельности), BSC (balanced score card - сбалансированная система показателей деятельности предприятия), бюджетирование, моделирование на основе стандартов IDEF0, IDEF3, SADT, UML и многое другое.

Однако, скорость, с которой происходят изменения в мире, их неимоверная сложность и тесная взаимосвязь со всеми сферами жизни человека, - обуславливает необходимость постоянного поиска новых, более эффективных и таких, что соответствуют требованиям сегодняшнего дня теорий, методов и инструментов организации и управления предпринимательской деятельностью, как, например, одна из наиболее современных методик организации и управления предприятием - Business process fusion (BPF).

Базовые принципы, которые лежат в основе BPF- методики и обуславливают ход всех процессов деятельности предприятия в контексте концепции проактивного управления, следующие:

• сиюминутная реакция на потребность клиента и максимально быстрое её удовлетворение согласно полученным требованиям;
• гибкость и способность к масштабированию организации;
• упорядоченность и согласованность операционной деятельности.

Организация деятельности предприятия на основе изложенных принципов предусматривает реализацию большого количества взаимосвязанных организационно-управленческих мероприятий, в основу которых положено четкое понимание всеми членами коллектива предприятия задекларированных целей и трудностей будущих изменений. Также проведение такого рода мероприятий требует непосредственно от руководства глубокого знания и понимания производственных, управленческих и обеспечивающих процессов, протекающих на их предприятии, и осознания необходимости использования в данных процессах современных информационно-коммуникационных технологий (ИТ).

Информационно-коммуникационных технологии (ИТ) - это технологии обеспечения и поддержки процессов сбора, накопления, поиска, хранения, тиражирования, распространения, передачи и доступа к информации [2].

Анализ отечественного опыта использования ИТ в предпринимательской деятельности показывает, что ИТ, как правило, отводится второстепенная роль. Это приводит к тому, что информационно-технологические процессы пытаются "вписать" в организационно-управленческие и операционные, которые уже существуют на предприятии (или будут существовать в будущем, если речь идет о создании нового предприятия или же реструктуризации существующего). Результатом такого отношения к ИТ выступает компьютеризация деятельности предприятия, что проявляется в улучшении условий деятельности отдельных работников путем снижения количества ручных рутинных операций (см. рис.1), но никак не его автоматизация.

нажмите на рисунок для просмотра его в увеличенном виде

Результатом автоматизации организационно-управленческих процессов предприятия является своеобразный синергетический эффект, который получает коллектив предприятия от использования ИТ и, который проявляется прежде всего в возможности получать необходимую для принятия решений информацию за счет создания на предприятии интегрированной управленческо-информационной системы (см. рис.2).

нажмите на рисунок для просмотра его в увеличенном виде

Интегрированная управленческо-информационная система (ИУИС) - это целостная операционная среда, целью функционирования которой есть обеспечение руководства и персонала предприятия необходимой актуальной и правдивой информацией о состоянии предприятия, а также предоставление возможности уполномоченным лицам беспрепятственно совершать управляющие воздействия на уровне исполнителей, несмотря на их территориальную удаленность.

Следующим шагом в рационализации организации и управления предприятием на основе использования возможностей современных информационно-коммуникационных технологий стало появление методики Business process fusion (BPF), основная идея которой состоит в организации управленческих процессов и условий операционной деятельности на предприятии путем объединения уже существующих операций и отдельных пакетов прикладных программ в единый интегрированный процесс, используя объединенные ресурсы информационных систем и человеческого труда [3].

Из приведеного определения следует, что в основу идеологии данной методики положена сквозная автоматизация и объединение всех информационных потоков и управленческих функций в единое целое. При этом основными элементами, на которых концентрируется внимание, выступают:

• руководство предприятия и ключевой персонал (люди, на которых возложено ответственность за исполнение жизненно важных для предприятия заданий);
• ИТ- служба предприятия или человек, на которого возложена ответственность по организации и контролю поддержания заданного уровня функционирования информационной системы предприятия;
• программное обеспечение, которое используется на предприятии с целью обеспечения выполнения некоторых его функций;
• компьютерное, сетевое и телекоммуникационное оборудование.

Только целостное кросс-функциональное объединение этих элементов может обеспечить предприятию получение рациональной и адекватной его нуждам организации деятельности.

Отметим, что процесс проектирования (либо пере проектирования) работы предприятия в соответствии с BPF- методикой требует от его участников соблюдения некоторых правил, таких как:

• фокусировать внимания на процессах, что позволит четко определить результативность деятельности как каждого исполнителя в отдельности, так и процессов в целом;
• постановку задания на проектирование операционной и управленческой систем производить путем привлечения к этому процессу представителей разных отделов за счет формирования межфункциональных команд с целью обеспечения максимально полного и объективного воссоздания этих систем;
• при формировании межфункциональных команд уделять особое внимание обеспечению эффективного общения между ИТ- специалистами и их не-техническими коллегами, так как именно эффективный обмен информацией позволит упредить появление в проекте такого рода операций, которые будет невозможно реализовать на практике;
• разработать и внедрить механизм обеспечения поддержания заданого уровня управляемости предприятия, в основу которого положена синхронизация процессов и прозрачность систем контроля деятельности и поощрения персонала;
• обеспечить ИТ- систему предприятия возможностью изменять свою архитектуру соответственно возникшей необходимости с минимально возможными затратами времени, средств и продуктивности.

Отметим, что рассмотренный организационный инструмент - он универсален и может использоваться любым предприятием вне зависимости от его размера, вида деятельности или формы собственности. Однако, с другой стороны, универсальность имеет определенный негатив, который выражается в отсутствии четко прописанной методики проведения преобразований и рекомендаций по их практическому проведению.

На сегодняшний день идеологи BPF- методики, американская консультационно-аналитическая компания Gartner, при условии ее успешного внедрения гарантируют такие результаты:

• получение каждым заинтересованным лицом необходимой для его деятельности информации согласно индивидуальных прав доступа, оговоренных в соответствующих организационно-распорядительных документах (положение про отдел, должностная инструкция и т.д.);
• получение возможности долгосрочного пребывания вне офиса с одновременным сохранением должного уровня информированности про ход текущих дел путем организации доступа к информационным ресурсам предприятия с помощью сети Интернет;
• обеспечение работы предприятия в соответствии с правилом 24/7 (24 часа 7 дней в неделе) без нарушения трудового законодательства, что возможно за счет использования автоматической системы приема заказов и формирования счетов с помощью сети Интернет, организации call- центра с использованием автоответчиков и домашних офисов с помощью внедрения технологии удаленного доступа и т.д.

Литература

1. Гейтс Б. Бизнес со скоростью мысли. Изд. 2-е, исправленное - М.: изд-во ЭКСМО-Пресс, 2001. - 480 с.
2. Закон України "Про Концепцію Національної програми інформатизації" від 4 лютого 1998р. № 75/98-ВР/ Відомості Верховної Ради (ВВР), 1998, № 27-28, ст. 182
3. Y. Genovese, S. Hayward Business Process Fusion: Enabling the Real-Time Enterprise // www4.gartner.com - офіційний сайт аналітично-дослідницької компанії Gartner, 16 October 2003, article top view