В область качества процессов, на мой взгляд, приходят люди, которые могут сочетать в себе качества технические и творческие одновременно. И я объясню, почему я так считаю. Дело в том, что целеустремленность и желание улучшить существующие условия работы будут, так или иначе, постоянно заставлять человека меняться и расти, позволяя ему реализовывать свое творческое начало. С другой стороны, для того, чтобы понять структуру того или иного бизнеса, оценить и выделить области для улучшений тех или иных процессов, необходим аналитический склад ума – технический опыт и трудолюбие.
Мой опыт как раз настолько и разнообразен. Он ранжируется от ассистента менеджера по производству до руководителя направления в отделе качества, от идейного вдохновителя юношеской команды по туризму до исследователя философии востока. Тем не менее, для меня качество – это не просто направление деятельности, а гораздо больше – это мое призвание.
О процессе.
Итак, что собой представляют процессы? Процесс – это последовательность неких шагов или действий, направленных на достижение определенной цели. Таким образом, процесс не является четко охарактеризованным понятием, но имеет, все же, точное определение.
Понятие процесса всегда конечно, поскольку процесс всегда завершается, когда достигнута цель, перед ним поставленная. Например, процесс поступления в ВУЗ начинается с выбора ВУЗа, а заканчивается поступлением в него. На протяжении процесса может возникнуть выбор, каким именно способом достигнуть поставленной цели, могут быть и ошибочные действия, которые заставят вернуться на несколько шагов назад и выбрать другой метод или последовательность шагов. Другими словами, процесс, даже самый простейший, не может происходить в вакууме, он так или иначе будет соприкасаться или пересекаться с другими процессами, зависеть от обстоятельств и результатов других процессов и явлений. Но в своей простейшей форме, процесс всегда останется действием передвижения из точки А в точку Б.
О бизнес-процессе.
Бизнес-процесс – это тот же самый процесс, но уже ограниченный рамками бизнеса, и специфичный для конкретной прикладной области. Иначе говоря, это процесс внутри бизнеса, внутри компании.
Будь то процесс производства агротехники, или процесс тестирования банковской системы, процесс внедрения новой формы бухгалтерской отчетности или процесс усовершенствования аналитической модели на фондовом рынке, все эти процессы могут быть названы бизнес-процессами.
Фактически любой бизнес-процесс имеет цель и действующее лицо, последовательно выполняющее шаги процесса. Далее, в зависимости, от уровня детализации процесса, можно выявить вспомогательных действующих лиц, зависимости выполнения шагов, необходимости принятия решения в определенных точках процесса и так далее.
Описание бизнес-процессов.
В зависимости от подхода к описанию процессов, процессная модель может быть двух-, трех-, N -уровневая. Мы рассмотрим стандарт трехуровневой модели.
Первый уровень (верхний) мы возьмем за начало. На этом уровне будут описаны самые крупные и важные моменты и постулаты бизнеса – жизненный цикл, краткое введение в бизнес, если желаете. Например, для компании-разработчика софтверных решений, жизненный цикл первого уровня проектов внедрения будет представлен в виде описания основных фаз проекта, основных документов и поставок в течение проекта, схем организации данных поставок, из списка ответственных лиц и тому подобное.
Следующий уровень, второй (средний, процессный) будет гораздо детальней первого. Этот уровень обычно состоит из ряда документов, которые перечисляют все процессы и расписывают шаги процессов. Например, каждый из документов второго уровня будет содержать информацию о том, что и когда запускает процесс, какие именно шаги и кто осуществляет в ходе процесса, что должно являться результатом процесса и в какие сроки.
Третий, наиболее детальный, уровень содержит инструкции по каждому отдельному шагу процесса, шаблоны тех или иных документов, необходимых процессу и другие рабочие материалы, включая базу знаний и библиотеку лучших практик.
Каждый из уровней обязательно должен быть хорошо документирован (регламентирован).
Что дальше?
Описание бизнес-процессов в первую очередь необходимо руководителям на местах. Описанный и работающий процесс обеспечивает прозрачность отношений между отделами, сроки и рамки этих отношений, определяет четкую последовательность действий и зависимости процесса. Зачастую, даже простое документирование простого процесса может выявить множество слабых мест и зон для улучшения.
Мосенкова Юлия, Руководитель направления в отделе качества.
статьи по теме:
