СТО СМК - Положения о подразделениях. Должностные инструкции.

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН сектором стандартизации отдела испытаний, метрологии и сертификации № 17 Открытого акционерного общества Научно-производственного предприятия «Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт геофизических исследований геологоразведочных скважин» (ОАО НПП «ВНИИГИС»).

2 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом генерального директора ОАО НПП «ВНИИГИС» №______ от «____»__________ 2011 г.

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

1 Область применения

Настоящий стандарт организации СТО СМК 5.5.01-2011 (далее – стандарт) устанавливает порядок разработки, утверждения и внедрения положений о подразделении (далее – ПП) и должностных инструкций (далее – ДИ).

Стандарт обязателен для всех структурных подразделений ОАО НПП «ВНИИГИС» и организаций-партнеров.

Примечание – Организация-партнер – это организация (предприятие), добровольно принявшая и внедрившая нормативные документы системы менеджмента качества ОАО НПП «ВНИИГИС», и являющаяся деятельным участником единой СМК.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие  нормативные документы.
ИСО 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования.

ОК 016-94 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Дата введения 01.01.1996.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-Ф3. Ред. от 17.06.2011.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37. Ред. от 14.03.2011.

П р и м е ч а н и е - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов и классификаторов в информационной системе общего пользования – на официальном сайте национального органа Российской Федерации по стандартизации в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться замененным (измененным) документом. Если ссылочный документ без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте приведены следующие термины с соответствующими определениями.

Административное управление качеством: аспекты общей функции управления, которые определяют политику в области качества, цели и ответственность и достижения их с помощью таких средств, как планирование качества, управление качеством, обеспечение качества и улучшение качества в рамках системы менеджмента качества.

Подразделение: структурный элемент организации  (отделение, отдел, научно-исследовательская лаборатория, служба, сектор и т. п.), официально выделенный орган управления частью организации с самостоятельными функциями, задачами и ответственностью за выполнение возложенных на него задач.

Положение о структурном подразделении: документ, описывающий общие процедуры деятельности подразделения предприятия.

Инструкция: документ правил, устанавливающих порядок выполнения работ в определенной области.

4 Обозначения и сокращения

ГОСТ: национальный стандарт.
ГОСТ Р: национальный стандарт Российской Федерации.
ДИ: должностная инструкция.
Зам.: заместитель.
Зав.: заведующий.
ИСО (ISO): Международная организация по стандартизации.
ПП: положение о подразделении.
Ред.: редакция.
Рег. №: регистрационный номер.
СТО СМК: стандарт организации системы менеджмента качества.
ФЗ: федеральный закон.

5 Основные нормативные положения

5.1 Порядок разработки ПП и ДИ

5.1.1 Основанием для разработки или изменения ПП и ДИ являются:

• изменение структуры организации;
• изменение внутренней организации подразделения или его функций;
• введение в штатную численность новой должности.

5.1.2 Разработка ПП и ДИ осуществляется руководителями всех подразделений организации по направлению их деятельности под руководством заместителя генерального директора по направлению деятельности.

5.1.3 Заведующий отделом кадров регистрирует ПП и ДИ в журналах (формы согласно приложению А) и присваивает регистрационный номер.

Регистрационный номер должен состоять из сокращенных наименований документа (ПП или ДИ), структурного подразделения и порядкового номера регистрации. Например:

• положение о подразделении отдела кадров: ПП-ОК-25,
• должностная инструкция инженера отдела электромагнитных исследований: ДИ-ОЭИ-22.

5.1.4 Методическое руководство разработкой ПП и ДИ осуществляет  отдел кадров, отдел экономического планирования и служба качества. Основными методическими данными для разработки положений о подразделениях являются:

• настоящий стандарт;
• общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94;
• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
• Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-Ф3. Ред. от 17.06.2011;
• Матрица распределения полномочий и ответственности в рамках СМК организации;
• ИСО 9001:2008;
• типовые ПП и ДИ.

При разработке ПП необходимо руководствоваться:

• задачами, решаемыми подразделениями;
• функциями, возлагаемыми на подразделение;
• опытом работы подразделений.

5.1.6 ПП являются одним из оснований для разработки ДИ сотрудников этих подразделений.

5.1.7 ДИ составляется для каждой штатной должности подразделения и носит обезличенный характер.

На работников, выполняющих аналогичные обязанности в одном структурном подразделении, могут составляться единые ДИ.

5.1.8 Наименование должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94).

5.1.9 ПП и ДИ действуют до отмены или замены новыми.

5.1.10 На вновь созданное подразделение  разрабатывается и утверждается новое ПП.

5.2 Оформление ПП и ДИ

5.2.1 Поля: левое – 2,5 см, верхнее, нижнее, правое – 1,2 см. Межстрочный интервал – одинарный. Абзацные отступы – 1,25 см. Шрифт: Times New Roman, размер – 14. Допускается изменение размера шрифта в таблицах и приложениях. Выравнивание – по ширине. Нижнее поле должно содержать нумерацию страниц, выровненную по правому краю, кроме поля титульного листа.

5.2.2 Оформление титульных листов ПП и ДИ согласно приложениям Б1 и Б2.

5.2.3 Названия разделов, подразделов, пунктов и подпунктов должны начинаться с абзацного отступа, выделены полужирным шрифтом и выровнены по левому краю. Конец и начало основного текста отделяют от названия разделов, подразделов и пунктов пустой строкой.

Пример оформления текста содержательной части ДИ и ПП, листа с подписями согласно приложению В.

5.2.4 Запрещается располагать подписи на отдельном листе.

5.3 Содержание ПП

5.3.1 ПП должны содержать следующие разделы:

• общие положения;
• организационная структура подразделения;
• задачи подразделения;
• функции подразделения и организация работ;
• взаимоотношения с другими подразделениями;
• права подразделения;
• ответственность  подразделения;
• порядок разрешения спорных вопросов;
• приложения:
  1. организационная структура подразделения;
  2. Матрица распределения полномочий и ответственности подразделения в рамках СМК (приложение Г);
• лист регистрации изменений (приложение Д).

5.3.2 В разделе «Общие положения» указываются:

• полное и сокращенное наименование подразделения и его место в организационной структуре ОАО НПП «ВНИИГИС»;
• порядок создания и ликвидации подразделения;
• руководство подразделения, порядок назначения и освобождения руководства;
• перечень основных правовых, директивных и нормативных документов (материалов) законодательства и организации, в том числе правила и нормы охраны труда и промышленной безопасности, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности. Этот подраздел начинается со слов: «В своей деятельности подразделение руководствуется:»

5.3.3 В разделе «Структура подразделения» указываются порядок утверждения и изменения структуры подразделения; структурные звенья, из которых состоит подразделение и должности – в виде схемы подчиненности. При необходимости, указывается возможность создания временных творческих коллективов (ВТК).

Структура подразделения может быть оформлена в виде приложения к ПП.

Структура подразделения утверждается генеральным директором, Допускается утверждение структуры подразделения предприятия проводить в составе ПП.

5.3.4 В разделе «Задачи подразделения» должны быть четко сформулированы основные (тактические и стратегические) задачи, решаемые подразделением при выполнении целей, устанавливаемых организацей, включая цели и задачи, определенные руководством предприятия в Политике в области качества.

5.3.5 Раздел «Функции подразделения и организация работ».

В подразделе «Функции подразделения» должны быть конкретно сформулированы все функции подразделения, выполняемые им в целях реализации поставленных перед ним основных задач с учетом требований ИСО 9001:2008. Особое внимание уделяется перечислению основных действий или видов работ, для выполнения которых создано данное подразделение и реализацией которых никто, кроме данного подразделения на предприятии не занимается.

В подразделе «Организация работ» указывают порядок организации и контроль  деятельности подразделения.

5.3.6 В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» указываются служебные связи взаимодействия структурных подразделений, а также периодичность и сроки предоставления информации, документов, порядок разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.

5.3.8 В разделе «Права подразделения» указываются:

• принадлежащие подразделению права, связанные с его деятельностью;
• права, предоставляемые руководителю подразделения для решения вопросов, возникших при исполнении служебных обязанностей;
• права, предоставляемые руководителю подразделения по отношению к  подчиненным работникам (например, поощрение).

В данном разделе указываются только права и полномочия, которыми сотрудники пользуются в связи с занимаемой должностью без указания общих прав, предоставляемых законодательством о труде.

Объем прав должен обеспечивать выполнение возложенных на подразделение функций, а на руководителя – обязанностей.

5.3.7 В разделе «Ответственность» указывают ответственность руководства за:

• выполняемые подразделением функции, в том числе и в области менеджмента качества;
• выпуск продукции (предоставление услуг), соответствующей по качеству установленным требованиям;
• своевременность и качество выполняемых работ, документов;
• состояние трудовой и производственной дисциплины, сохранность оборудования и других материальных ценностей;
• достоверность информации, выдаваемой подразделением;
• использование информации сотрудниками подразделения строго в служебных целях;
• соблюдение норм и правил охраны труда и правил безопасности.

В разделе также описывают распределение полномочий и ответственности персонала или дают ссылку на “Матрицу распределения полномочий и ответственности  в рамках СМК”.

5.3.8 В разделе «Порядок разрешения спорных вопросов» указывается способ, форма и сроки обращения с претензиями в подразделение, а так же порядок и сроки ответа и разрешения спорных вопросов (претензий).

5.4 Содержание ДИ

5.4.1 ДИ  должны содержать следующие разделы:

• общие положения;
• квалификационные требования;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;
• критерии оценки качества труда;
• лист регистрации изменений.

5.4.2  В разделе «Общие положения» указывается:

• полное наименование должности и подразделения, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности;
• непосредственную подчиненность работника;
• порядок замещения и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия;
• обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы, правила и нормы охраны труда и промышленной безопасности), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей. Этот пункт начинается со слов «Должен знать».

5.4.3 В разделе «Квалификационные требования» указываются  требования, предъявляемые к общему и дополнительному образованию  и стажу работы сотрудника  в соответствии с занимаемой им должностью. В пределах одной и той же должности без изменения ее наименования может предусматриваться внутридолжностное категорирование.

Этот раздел разрабатывается на основе положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик по должностям служащих  Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

5.4.4 В разделе «Должностные обязанности» указываются обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением основных направлений его  деятельности и в соответствии с «Матрицей распределения полномочий и ответственности подразделения в рамках СМК».

Раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» по соответствующей должности квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

5.4.5 В разделе «Права» указывается перечень должностных прав, определенных законодательством и внутренними документами организации, которыми в пределах своей компетенции работник может пользоваться при исполнении возложенных на него обязанностей.

5.4.6 В разделе «Ответственность» указывают ответственность работника за:

• за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, несоблюдение требований стандартов СМК, а также требований законодательства;
• соблюдение конфиденциальности информации;
• соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины;
• соблюдение норм и правил охраны труда и правил безопасности.

В разделе дают ссылку на “Матрицу распределения полномочий и ответственности  в рамках СМК” в положении о подразделении.

5.4.7  В разделе «Критерии оценки качества труда» должны быть перечислены критерии оценки или  факторы, которые учитываются при определении качества труда работника.

5.5 Согласование ПП и ДИ
 
5.5.1 ПП и ДИ согласовываются с заместителем генерального директора по направлению деятельности, представителем высшего руководства по качеству, заместителем генерального директора по экономическим вопросам, заведующим отделом кадров,  начальником службы охраны труда и техники безопасности, заведующим службы менеджмента качества и юрисконсультом.

5.5.2 При необходимости, разработчик ПП и ДИ проводит изменения по замечаниям согласующих должностных лиц и предоставляет новые редакции вновь на согласование.

5.6 Утверждение, введение в действие и хранение ПП и ДИ

5.6.1 После согласования ПП (ДИ) разработчик передает их на утверждение генеральному директору.

5.6.2 После утверждения ПП (ДИ), разработчик размножает их в двух экземплярах и передает в отдел кадров.

Сотрудник отдела кадров вписывает  дату введения в действия (отмены) на титульном листе и одну копию передает разработчику под роспись.

5.6.3 Оригинал ПП (ДИ) храниться в отделе кадров в специально отведенных идентифицированных местах (папках).

5.6.4 Ознакомление с ПП и ДИ осуществляется при приеме на работу, замене новыми ПП и ДИ или внесении в них изменений - под роспись на оборотной стороне последней страницы документа с указанием фамилии, имени, отчества и даты ознакомления.

5.7 Внесение изменений и отмена ПП и ДИ

5.7.1 Внесение изменений в ПП и ДИ оформляется приказом по организации (см. приложение Е) и предоставляется на утверждение генеральному директору  совместно с текстом изменения инициатором изменения – руководителем подразделения или отделом кадров.

5.7.2 Приказ об изменении ПП и ДИ регистрируется в отделе кадров. Изменения вводит подразделение-инициатор изменения заменой документа полностью или его части с подшивкой копии приказа об изменении к ПП (ДИ).

После проведения изменения руководители подразделения и отдела кадров ознакамливают сотрудников с изменением ПП (ДИ) на оборотной стороне копии приказа согласно п. 5.6.4.

5.7.3 Отмена ПП и ДИ бывает двух видов:

• при замене новыми;
• при расформировании (преобразовании) подразделения или сокращении штатной единицы.

5.7.4 В случае замены ПП и ДИ новыми на титульном листе делается запись о дате отмены и регистрационном номере новых ПП (ДИ).

5.7.5 В случае расформирования (преобразования) подразделения или сокращения штатной единицы выпускается приказ по организации, в котором дается указания об отмене ПП и ДИ.

На титульном листе отмененных ПП и ДИ делается запись о дате отмены  и номере приказа.

5.7.6 Отмененные ПП и ДИ передаются в отдел кадров для хранения с грифом «Отменено».

---

Приложение А
(рекомендуемое)
Форма журналов регистрации ПП и ДИ

Журнал регистрации ПП

№ п/п	Регистрационный номер ПП	Наименование подразделения	Ф.И.О. Ответственного разработчика	№ и дата приказа о введении (отмене, замене)	Дата введения в действие	Дата отмены (замены)	Подпись разработчика
1	...	...	...	...	...	...	...

Журнал регистрации ДИ

№ п/п	Регистрационный номер ДИ	Наименование подразде-ления	Наименование должности	Ф.И.О. Ответственного разработчика	№ и дата приказа о введении (отмене, замене)	Дата введения в действие	Дата отмены (замены)	Подпись разработчика
1	...	...		...	...	...	...	...

---

Приложение Б1
(обязательное)
Форма оформления титульного листа ПП

СОГЛАСОВАНО Зам. генерального директора по______________ ОАО НПП «ВНИИГИС» ____________И. О. Фамилия "_____"_____________20__ г.

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО НПП «ВНИИГИС» ____________ И. О. Фамилия "_____"____________20__г.

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ ___________________
ОАО НПП «ВНИИГИС»

Дата введения в действие «____»
_______________________ 20__г.
Рег. №_______________________

Дата отмены «____» _____ 20__г.
Заменен на рег. №_____________
Приказ №__ от «__» ______ 20__г.

 

---

 

Приложение Б2
(обязательное)
Форма оформления титульного листа ДИ

СОГЛАСОВАНО Зам. генерального директора по______________ ОАО НПП «ВНИИГИС» ____________И. О. Фамилия "_____"_____________20__ г.

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО НПП «ВНИИГИС» ____________ И. О. Фамилия "_____"____________20__г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СПЕЦИАЛИСТА ___________________
ОТДЕЛА ____________
ОАО НПП «ВНИИГИС»

Дата введения в действие «____»
_______________________ 20__г.
Рег. №_______________________

Дата отмены «____» _____ 20__г.
Заменен на рег. №_____________
Приказ №__ от «__» ______ 20__г.

---

Приложение В
(рекомендуемое)
Пример оформления текста содержательной части ПП

7) использование информации сотрудниками подразделения только в служебных целях;

8) соблюдение норм и правил охраны труда и правил безопасности.

Полномочия и ответственность сотрудников отдела распределены в Матрице распределения ответственности и полномочий отдела № 22 в рамках СМК, приведенной в приложении Б.

8 Порядок разрешения спорных вопросов

Все претензии отдела к другим подразделениям организации оформляются актом. Акт составляется не позднее 10-дневного срока со дня возникновения конфликта, один экземпляр акта предоставляется ответчику. В случае непризнания претензии подразделение-ответчик должно в 3-х дневный срок со дня предъявления претензии дать обоснованный отказ. В противном случае претензия считается принятой. При невозможности разрешить конфликт самостоятельно, их взаимоотношения разбирает руководство организации.

Должность-ПВРК	подпись, дата	Ф. И. О.
Заведующий планово-экономическим отделом	подпись, дата	Ф. И. О.
Заведующий отделом кадров	подпись, дата	Ф. И. О.
Начальник службы охраны труда и техники безопасности	подпись, дата	Ф. И. О.
Заведующий службой менеджмента качества	подпись, дата	Ф. И. О.
Юрисконсульт	подпись, дата	Ф. И. О.
Зав. отделом № 22	подпись, дата	Ф. И. О.

 

---

Приложение Г
(обязательное)
Форма матрицы распределения полномочий и ответственности сотрудников подразделения в рамках СМК

УТВЕРЖДАЮ Зам. генерального директора по______________ ОАО НПП «ВНИИГИС» ____________И. О. Фамилия "_____"_____________20__ г.

МАТРИЦА
распределения полномочий и ответственности
сотрудников отдела №____ в рамках СМК

Выполняемая функция	Раздел ИСО 9001: 2008	Обозначение (наименование) внутреннего документа	Зав. отделом	Зав. лабораторией	Старший научный сотрудник	...
Разработка стандартов организации, методических инструкций и контроль их исполнения	4.2	СТО СМК 4.2.01	И	И	О	...
Обращение нормативной и законодательной документации	4.2	СТО СМК 4.2.02	У	И	О	...
...	...	...	...	...	...	...

Обозначения: О – ответственный, И – исполнитель, У – участник; ИСО – международная организация по стандартизации, ПОПК – план обеспечения и повышения качества, РК – руководство по качеству, СТО СМК – стандарт организации системы менеджмента качества, УК – уполномоченный по качеству в подразделении.

Зав. отделом №_______	__________________	И. О. Фамилия
	подпись, дата

 

---

Приложение Д
(обязательное)
Форма листа регистрации изменений ПП (ДИ)

Лист регистрации изменений

№ изм	Номера листов (страниц)				Всего листов (страниц) в докум.	№ докум.	Вход. № сопроводит. докум., дата	Подп	Дата
	измененных	замененных	новых	Аннулированных

 

---

Приложение Е
(рекомендуемое)
Форма приказа о внесении изменений в ПП (ДИ)

Открытое акционерное общество
Научно-производственное предприятие
Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт
геофизических исследований геологоразведочных скважин
ОАО НПП «ВНИИГИС»

ПРИКАЗ
г.Октябрьский

________20__ г.	№__________
О внесении изменения в положение о подразделении ____________    рег. № ПП
изменение в положение о подразделении	_____________
	рег. № ПП
заменой	_________  стр.
	номера страниц

2 Ознакомить сотрудников ______________ с проведенными изменениями.

3 Контроль за исполнением данного Приказа возложить на заведующего отделом кадров ___________

Генеральный директор ОАО НПП «ВНИИГИС» ______________

Подготовил: Руководитель _________________

_______________________________________

---

дополнительно: скачать СТО СМК 5.5.01-2011 в формате pdf