Для целостного понимания PMO необходимы как навыки управления проектами, так и методологические знания об общей структуре компании. Мой опыт позволяет взглянуть на данную сущность как с одной, так и с другой позиции – есть и практические навыки ведения проектов, и теоретическая база методологической работы. Однако, хочу заметить, что внедрять PMO , я считаю, следует лишь когда уже есть прочная работающая методология управления проектами в организации.

О PMO

(Project Management Office – Офис Управления Проектами)

PMO – это структура, которая осуществляет общий контроль над ведением всех проектов компании, и сообщает результаты заинтересованным лицам (руководителям предприятия). Основные моменты, за которыми следит PMO – это затраты проекта (его бюджет) и прогресс проекта (соблюдение контрактных обязательств).

PMO должен обеспечить управление проектами в оптимальных условиях для удовлетворенности заказчиков, то есть обеспечить своевременное, измеримое и эффективное выполнение проекта относительно оговоренных приоритетов заказчика.

Основные цели PMO :

убедиться, что проекты выполняются в соответствии с общими принципами организации бизнеса компании, в том же русле, в котором проистекает основная политика компании
отслеживать деятельность руководителей проектов, проводить обучение и тренинги для них, четко объяснять требования руководства компании, предъявляемые к ним, создать понимание целей и направлений общей деятельности предприятия
объединять усилия с другими структурами в компании для того, чтобы совместно следовать политике бизнеса
выступать в роли наставника в целях повышения квалификации руководителей проектов
обеспечить проекты необходимыми инструментами отчетности, инструкциями, шаблонами, примерами.

О этапах внедрения PMO

Построение PMO состоит из четырех основным этапов: учреждение, планирование, приведение в исполнение и дальнейшая поддержка (улучшение)

Чтобы учредить PMO, необходимо ясно определить роль PMO в компании и спонсоров этой структуры. Спонсоры будут исполнять роль кураторов и одновременно выделять бюджет под данный вид деятельности. Параллельно с этим должен существовать управляющий комитет при PMO , который обеспечит полную поддержку со стороны всех подразделений компании.

Планирование начинается с составления общего плана внедрения или приведения в исполнения PMO . Данный план должен содержать в себе информацию о тех сервисах и инструментах, которые будут внедряться, так же как и о сроках внедрения. PMO должно определить или выбрать методы внедрения новых инструментов отчетности, определить стандарты и процессы, которые будут изменены, запланировать необходимую инфраструктуру и так далее.

Фаза приведения в исполнение, внедрение – это операционная деятельность PMO . Практически все участники PMO на данном этапе должны предоставлять свои услуги руководителям проектов и всем, кто в них нуждается. Это включает в себя тренинги и презентации, встречи и сборы по вопросам, возникающим в ходе внедрения PMO . Так же, PMO на данном этапе должно оперативно обрабатывать отчеты и информацию с проектов, оценивать эффективность проектов, проводить аудиты, собирать и анализировать численные показатели и сообщать результаты руководителям проектов и спонсорам PMO .

После того, как внедрение было осуществлено, и прошло относительно много времени для того, чтобы оценить его эффективность, можно проводить улучшения методологий и методов PMO и повышать квалификацию и компетентность руководителей проектов.

Что дальше?

PMO – это не панацея. Его введение в организацию с закоренелыми проблемами и слабыми местами может оказаться задачей не из легких. Так или иначе, наличие работающего PMO гарантированно обеспечивает прозрачность отношений внутри организации – четкое понимание руководством, как именно проходят проекты компании, сколько прибыли или убытком, а главное – где, компания может понести. Следовательно, PMO так же обеспечивает компанию рычагами воздействия на «больные места» и позволяет планировать бизнес в соответствии с реальностью.

Мосенкова Юлия , Руководитель направления в отделе качества.

еще по теме:

Управление проектами
ОАО "СевЗап НТЦ" как объект стратегического управления
Аутсорсинговое управление проектами в сфере коммерческой недвижимости
При реализации любого проекта перед Заказчиком всегда остро стоит вопрос эффективного управления.
Коучинг школа управления проектами
Новые технологии в управлении проектами
В статье рассказывается, как оптимизировать работу компании путем постановки корпоративной системы управления проектами.