Документированная процедура: Порядок управления документацией.

СОДЕРЖАНИЕ

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
3.1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
3.2. СОКРАЩЕНИЯ
3.3. ГРАФИЧЕСКИЕ СИМВОЛЫ
4. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
4.1 УСТАНОВЛЕНИЕ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ЗА ВЕДЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
4.2 ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.3 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
4.4 ПОРЯДОК ПОЛУЧЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.5 ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.6 ПОРЯДОК РАСПРЕДЕЛЕНИЯ И ОЗНАКОМЛЕНИЯ СОТРУДНИКОВ С ТРЕБУЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ НА РАБОЧИХ МЕСТАХ
4.7 ПОРЯДОК ИЗЪЯТИЯ ДОКУМЕНТОВ УТРАТИВШИХ СИЛУ
4.8 ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И АРХИВИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.9 ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ЗАПИСЕЙ ПО КАЧЕСТВУ В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
4.10 ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В УЧТЕННУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
4.11 ПРОЦЕДУРА УПРАВЛЕНИЯ НОРМАТИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ВНЕШНЕГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
4.12 ПРОЦЕДУРА УПРАВЛЕНИЯ НОРМАТИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ ВНУТРЕННЕГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
5. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ
6. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
7. РАССЫЛКА
8. ПРИЛОЖЕНИЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ А
ПРИЛОЖЕНИЕ Б
ПРИЛОЖЕНИЕ В
ПРИЛОЖЕНИЕ Г
ПРИЛОЖЕНИЕ Д
ПРИЛОЖЕНИЕ Е
ПРИЛОЖЕНИЕ Ж
ПРИЛОЖЕНИЕ И
9. ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
10. ОЗНАКОМЛЕНИЕ СОТРУДНИКОВ

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1 Настоящая документированная процедура системы менеджмента качества разработана в соответствии с требованиями раздела 4.2.3 ИСО 9001:2000 и регламентирует порядок разработки, учета и ведения документации в подразделениях ____________.

1.2 Требования настоящей Д 00.02 распространяются на все подразделения предприятия.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

При разработке данной документированной процедуры использованы следующие нормативные документы:

ISO 9000:2000 Системы менеджмента качества - Основополагающие принципы и словарь.
ISO 9001:2000 Системы менеджмента качества- Требования.
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Рос архив, Москва, 1997г. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Д 00.01 Порядок описания процесса.
Д 00.03 Порядок управления записями по качеству.
Д 00.04 Порядок разработки и внедрения корректирующих действий.
Д 00.05 Порядок разработки и внедрения предупреждающих действий.
Д 00.06 Порядок действий с несоответствующей продукцией.
Д 00.07 Порядок проведения внутренних аудитов.

3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ТЕРМИНОВ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1. Термины и определения

В данной документированной процедуре используются термины и их определения из ISO 9000:2000, а также следующие:

Документирование. запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документ. зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Копия . документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Выписка - копия части документа, оформленная в установленном порядке.

Индекс дела, номер дела . цифровое или буквенно-цифровое обозначения дела в номенклатуре дел подразделения.

Регистрационный индекс документа. цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Дело. совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности.

Номенклатура дел. систематизированный перечень наименований дел, установленный в подразделении предприятия, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Архив подразделения - структурный элемент подразделения, осуществляющий прием и хранение документов с целью использования.

Нормативная документация - документация, содержащая правила, общие принципы, характеристики, касающиеся определенных видов деятельности или их результатов. Нормативная документация может быть внешнего или внутреннего происхождения.

Нормативные документы внешнего происхождения - (ГОСТ, ОСТ, ТУ) и прочие документы (технические, правовые, официальные предписания и т.д.), разработанные другими предприятиями или организациями .

Нормативные документы внутреннего происхождения .. это руководящие, организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. д.) или инструкции устанавливающие порядок и объем действий при выполнении какого либо процесса ( РК, ДИ, РИ, ТИ, инструкции по обслуживанию оборудования и т.д.), разработанные и действующие внутри ____________.

Записи по качеству - документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Записи по качеству возникают при выполнении работ по какому либо процессу и служат для доказательства выполнения данных работ и эффективности процесса в целом.

Положение о подразделении . документ, определяющий правовое положение подразделения, устанавливающий закрепленные за подразделением виды деятельности, перечень функций, структурных элементов, полномочия и ответственность работников и руководителей за выполнение возложенных на них обязанностей для достижения целей,
определенных руководством предприятия.

Должностная инструкция - нормативный документ, устанавливающий профессиональные требования к работнику и определяющий его функции, права, обязанности и ответственность.

Функции - основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями (одним из направлений) деятельности структурного подразделения.

Обязанности - работы, которые выполняются должностным лицом ежедневно или систематически.

Квалификация - степень профессиональной подготовленности рабочих и служащих к выполнению конкретного вида работ.

Требования к квалификации - совокупность требований к знаниям, практическим навыкам и деловым качествам работника, необходимая для выполнения задач в соответствии с занимаемой должностью.

Изменение документа . любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ.

3.2. Сокращения

В настоящей документированной процедуре применены следующие сокращения:

СМК - система менеджмента качества;
ГОСТ - государственный стандарт;
ОСТ - отраслевой стандарт;
ТУ - технические условия;
ОВД - ответственный за ведение документации;
ГТ - главный технолог;
НД - нормативная документация;
ИИ - извещение об изменении;
ПП - положение о подразделении;
ДИ - должностная инструкция;
ОРД - организационно-распорядительная документация;
ТИ - технологическая инструкция;
РК - руководство по качеству ____________;
РИ - рабочая инструкции.

3.3. Графические символы

Графические символы, которые применяются при описании потоковой диаграммы,
обозначают следующее:

Полную версию см. здесь: Документированная процедура "Порядок управления документацией"


© 2003 Учебный материал предоставлен Инфопорталом Finexpert.ru

Владимир Репин

Подготовлен к публикации Андреем Гариным